先和小編一起來思考幾個務實的問題如果單位沒有公務用車，意思就是公司的資產賬上沒有車輛。那么……
單位來了客人，讓員工開自己的車去接一下，這個費用怎么出？
老板自己的私車一直放公司，對員工說，你們要辦事就都開這個車去，老板的車很多，這個車就一直放公司大家用了。那車輛發(fā)生的費用怎么能入到公司賬上？
員工自己的車平時都是自己使用，平時為單位市內辦事，市外短途出差開了自己的車，這個費用怎么出？
……
以上問題，我相信大部分公司都能遇到。特別是目前很多國企公務用車都改革了，單位基本只保留了僅有的幾輛供接待客人使用的公務車，其他的員工辦事基本沒有公車使用，那這種問題就越發(fā)凸顯出來了。
我們來看看日常比較常見的操作方式！
一、以交通補貼的方式處理
公務員公車改革后，就是按照級別給不同級別的人發(fā)放不同金額的車輛補貼，當然這部分補貼就是工資薪金的組成部分，同一級別的人每個月補貼金額是一致的，那么有了這個津貼，你平時辦事這些就不能再單獨報銷任何費用了。
這是一個好辦法，一方面不需要發(fā)票報銷「當然也有采取用發(fā)票報銷方式領取補貼」，但不管你是直接現(xiàn)金方式發(fā)放還是報銷方式向職工支付的收入，均應該視為個人取得公務用車補貼收入，按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
《國家稅務總局關于個人因公務用車制度改革取得補貼收入征收個人所得稅問題的通知》（國稅函[2006]245號）第一條規(guī)定，因公務用車制度改革而以現(xiàn)金、報銷等形式向職工個人支付的收入，均應視為個人取得公務用車補貼收入，按照“工資、薪金所得”項目計征個人所得稅。
注：對于這種交通費補貼，計算個稅，各地還有不同的標準，標準以下免稅，標準以上征稅，這個需要看各地的具體政策。
另一方面，標準固定，方便核算和管理。單位人人有份，統(tǒng)一發(fā)放或統(tǒng)一報銷的補貼都并入工資計稅也并沒有任何稅務風險。
但是這里面有個問題，就是不能兼顧公平。
補貼發(fā)放只考慮的級別差異，但是同一級別的人由于工作性質不一樣，出門辦事的頻率肯定不一樣，比如老師是跑稅的，我經常要出去辦事，另外一個崗位是總賬會計，一年到頭也沒幾次出門的。
你覺得公平嗎？
當然也有企業(yè)為了公平合理，按照工作性質也額外加了一個崗位額外補貼「特殊崗位多發(fā)點」，來平衡這種差異，這樣做的話就更合理了。
但是，你考慮的再周全也有臨時額外任務的發(fā)生，固定的補貼永遠考慮不到臨時任務。
這種情況下也好辦，那就是單位在每個月度薪酬考核時候，可以加入出車單制度，員工對自己額外非崗位本職工作的臨時出車事項以及里程「這個需要公司以制度方式定下來，主要要包括里程的補貼金額」以填寫出車單方式提出補貼申請。
經過審核「這個審核流程就看公司具體的管理要求」后增加到每個月工資里面。這點有點類似加班費，多加班了就多發(fā)點。
好了，以上就是一種做法，采取車輛補貼方式來解決。
這種處理方式的優(yōu)點：
核算簡單，可以不需要發(fā)票直接發(fā)放，標準統(tǒng)一，企業(yè)容易計算和管理。
這種處理方式的缺點：
全部計入員工個人工資，對于用車多的人來說，個人所得稅負擔重，形成我出去辦事多，我申請的交通補貼就多，補貼的金額如果在剛好能彌補了我的自用車輛費用沒什么盈余了的話，我拿的多反而我的個人所得稅扣多，最后算下來我自費出門辦事最后還虧了，干的多拿的少的現(xiàn)象又出現(xiàn)了。這比較要命！
二、建立報銷制度，據(jù)實報銷方式
好了，我們再來看私車公用的其他處理方式，很多單位不想把這個當成一個人人都按標準享有的補貼來發(fā)，他們覺得，我員工自己開車為公司辦事，事項合情合理，發(fā)生的費用就應該報銷。
這個說法，我覺得，沒毛?。≡摬辉?？該！
為什么沒有問題？很簡單，《基本準則》第十六條規(guī)定企業(yè)應當按照交易或者事項的經濟實質進行會計確認、計量和報告，不應僅以交易或者事項的法律形式為依據(jù)；第三十三條規(guī)定費用是指企業(yè)在日常活動中發(fā)生的、會導致所有者權益減少的、與向所有者分配利潤無關的經濟利益的總流出。
我私車公用發(fā)生的費用完全是滿足會計準則費用定義的要求，是企業(yè)日?；顒又邪l(fā)生的與企業(yè)生產經營相關的費用，我按照經濟實質進行會計確認，計量和報告，沒有任何問題！如果你不入賬反而不能反映企業(yè)真實業(yè)務，那才是隱匿費用，會計信息失真的表現(xiàn)。
那怎么做？
會計有《準則》，還得制定報銷憑制度?！稖蕜t》是個方向，具體企業(yè)管理中還得在準則的框架下建立符合企業(yè)經營管理的財務報銷制度，這樣大家都以統(tǒng)一的標準來進行報銷核算，在業(yè)務真實性考察上才更符合內部控制和管理要求。
沒有規(guī)矩就不成方圓，如果這個人報銷是這個標準，其他人又是另外一個標準，那對于費用真實性問題就存在漏洞，也會導致會計信息失真。
所以，建立制度是關鍵！
你可以單獨制度一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的相應規(guī)定。
制度其實主要規(guī)定報銷流程和報銷相關單據(jù)，當然私車公用涉及員工安全問題老師覺得也很有必要規(guī)定一下。
報銷流程和單據(jù)就是具體怎么做？填寫那些單據(jù)，準備那些票據(jù)？
包括出差前提出出車申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成后的出差總結報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數(shù)、發(fā)生的實際費用、里程數(shù)等」
具體出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票填寫報銷單，油費這塊處理主要可以采用里程數(shù)來報銷并配以相應的合法合規(guī)的加油費發(fā)票。
制度里面規(guī)定主要的出差地點，一般長途出差公司不會允許自己開車的，都是省內出差，所以把省內主要的市州公里數(shù)以制度的方式固定下來，實際出差就按照制度規(guī)定的里程采取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
制度建立好了后呢？
制度建立好后，就按照制度執(zhí)行，報銷后直接可計入差旅費。
涉稅問題這個大家比較關心
關鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關心，其實我們會計首先還是要關心的準則對核算的要求，稅務的東西也重要，但是不是做賬的主導。
可能稅法現(xiàn)在真的太嚴格了，所以大部分會計看問題很多時候都沒從會計核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是只要稅法允許，我就能報銷，其實這根本就是兩回事。
我們在日常核算中肯定是先考慮會計制度要求，稅法的合規(guī)性要求我們也必須審視，報銷制度如果和稅法規(guī)定有差異，要么你就調整制度，要不你就進行納稅調整。
正常情況下，我們都是既要滿足核算要求，又不產生納稅風險，所以會計制度制定完后，我們就要看看稅法上符合要求不，然后再反過來調整制度，讓其滿足稅會雙要求。
稅務上怎么說？
1、企業(yè)所得稅也有規(guī)定，企業(yè)實際發(fā)生的與取得收入有關的、合理的支出、包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應納稅所得稅額時候扣除。
其實關于實報實銷這種情況，實務上并沒有明確的規(guī)定。只是說允許扣除的費用必須真實合理。但是真實合理這個就不好說了。前面為什么要求大家建立完整的出車制度，其實不就是在證明業(yè)務的真實合理嗎？如果就拿幾張油費發(fā)票就處理了，這個可信度就沒有那么高了，被稅務局納稅調整的風險就大了。
具體來說，關于發(fā)票，這種報銷涉及發(fā)票有通行費發(fā)票、加油票、停車票。制度應該規(guī)定都憑票報銷，這樣避免做假行為，保證稅務檢查是對合理性的解釋。
因為發(fā)票真?zhèn)?，開票日期會佐證出差的真實性，發(fā)票上有出差的時間和地點顯示。至于發(fā)票抬頭，通行費發(fā)票基本是通用機打發(fā)票，沒法打公司抬頭，目前通行費電子發(fā)票需要開具公司抬頭發(fā)票。停車票定額發(fā)票為主更莫法打。加油票必須打印成公司抬頭。
2、個人所得稅方面，這些費用都是員工發(fā)生的與企業(yè)生產經營有關的費用，和任職沒有關系，性質等同于差旅費，老師覺得完全不需要代扣個人所得稅。
因為以實際發(fā)生的費用來報銷也不屬于國稅函2006年245號文中規(guī)定的取得的補貼收入，這僅僅是個人因公出差實際發(fā)生費用的報銷而已。員工并未因此獲得收益。
但是請注意，這個也有地區(qū)執(zhí)行差異，
比如四川稅務，要求員工私人車輛用于公司經營活動，沒有簽訂租車合同或協(xié)議，直接報銷相關費用，應并入工資薪金所得，扣繳個人所得稅。所以對于這種方式處理，還是要做好和當?shù)囟悇盏奶崆皽贤?，特別是一些大型企業(yè)，私車公用較頻繁、涉及金額大的。
千萬不要聞稅色變
其實，稅務的有些規(guī)定其實主要還是為了堵塞稅收漏洞，比如這個私車公用的漏洞。
1、實報實銷方式，稅務局主要擔心的風險就是通過憑票報銷的方式發(fā)放人人有份的補貼，把工資變相的以這種方式發(fā)放，來規(guī)避個人所得稅。所有有了245號文的規(guī)定。而且在現(xiàn)實工作中，有時候也很難區(qū)分你到底是個人消費還是公司費用，特別是在證據(jù)鏈不足的情況下。
2、擔心虛報費用的方式來增加公司經營成本，偷逃企業(yè)所得稅，比如用大量加油票來報銷，都是虛假業(yè)務。所有需要審核你的業(yè)務真實合理性。
但是我們不能因為這個就覺得正常的經營業(yè)務制定制度報銷就都是不能操作的，都要扣個稅才對。
只要我們制度健全，費用合理，出差業(yè)務證據(jù)充分，我們又不是變相發(fā)補貼，又不是違規(guī)亂報銷，那這種操作方式我覺得就能去和稅務溝通協(xié)調，獲得稅務的認可，而不是說一言不合都不行，只要報銷就涉及個稅，這也是提醒財務人員溝通能力，體現(xiàn)財務價值的時刻。
這種處理方式的優(yōu)點：
完全可以兼顧公平，那個人用車多少就報銷多少，清晰明了。
這種處理方式的缺點：
相對復雜，實報實銷最麻煩的就是證明業(yè)務真實，因為私車公用的費用很容易和個人消費混為一談，所以在業(yè)務真實性上的證據(jù)鏈證明就很重要，有沒有相對固定的制度，票據(jù)是否真實有效，這些做不到位都可能導致稅務風險，包括所得稅不能稅前扣除，個人所得稅未代扣代繳等
三、租車，簽訂租車協(xié)議的方式
好了，最后我們再來說說私車公用簽訂租賃合同的這個事情。
很多人一提到私車公用就說要簽訂租賃合同，要去代開發(fā)票。其實這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車都沒租給公司，都是臨時使用，一定期間的支配權都是我自己，晚上我就開回家了，我簽那門子租賃合同呢?不是自找麻煩嘛，公司那么多人都這樣操作你財務不被罵死才怪！
我們來看看這個思路：
如果車是公司的，那好說，資產是公司的，公司的車你就不能亂支配，開回家，周末到處開著玩就不行，公司的車發(fā)生的費用，包括保險、油費、停車費、洗車費等都可以據(jù)實報銷。折舊也可以在公司費用列支。
公司沒有車，在租車行租一個車，在租賃期間內，車的支配權是公司的，那使用期間的發(fā)生的與使用相關的過路費、停車費、洗車費按照租賃協(xié)議規(guī)定憑借合法憑證可以據(jù)實報銷，這個完全沒有問題。但是與車輛相關的保險、折舊那就不能報銷，因為與車輛權屬相關的費用租車行已經算到租賃費里面了，你再報銷就不合理了。
那么公司對外租入一個車同公司租員工的車是不是一個道理？租法人的車是不是一個道理？
之前的兩種方式算不算租？我覺得不算，車輛支配權在租賃期不完全是公司的，怎么能算租呢，你自己的車周末就開出去踏青了。如果是租給公司，那就得下班就停放在公司，在租賃期間只能因公使用。如果這種也非要規(guī)定簽訂個租車協(xié)議讓員工去開發(fā)票，那平時怎么區(qū)分這個車用的油費那些是他自己用的，那些是因租車用的？
所以，之前問題2中的法人的車，長期停放公司使用，報銷的費用，就可以參照簽訂租賃協(xié)議方式進行，協(xié)議規(guī)定權利義務，報銷相關使用的費用。而租賃費部分，法人應該憑合同代開增值稅發(fā)票給公司入賬。
協(xié)議怎么簽？這個沒有統(tǒng)一的格式，無非就是規(guī)定好租賃期間，費用以及相關的權利義務。注意，不是你簽訂了協(xié)議就可以肆意妄為的報銷費用了，合理性也很重要，什么是合理性？根據(jù)公司規(guī)模，車輛的正常行駛油耗一個月能用多少費用，這個就是合理性。
這種處理方式的優(yōu)點：
稅務風險比較小，目前很多稅務局對私車公用的解答都是要求簽訂私車公用協(xié)議，然后據(jù)實報銷與車輛日常消耗相關的費用。
這種處理方式的缺點：
大企業(yè)，每個人都涉及到用自己車出門辦事，可能涉及幾百號人都有，這種就有點不符合實際業(yè)務，有點為難財務人員了，一個車去簽訂個合同，還要讓員工去開發(fā)票，還涉及企業(yè)代扣代繳個人租賃業(yè)務所得稅，實操確實有點困難。
總結：
日常生活中，我們會遇到很多經濟業(yè)務類型，書本上很多時候都沒法找到標準答案，理論的東西子告訴我們大框架。
特別是在現(xiàn)在這種經濟社會，業(yè)務模式多種多樣，新業(yè)務層出不窮，我們更要學會思考變通，不要以財務固有思維來卡死業(yè)務的發(fā)展，而是在業(yè)務的多元化下積極尋找財務的支持，盡量規(guī)避業(yè)務發(fā)展的風險。這也是管理會計的方向。提供決策支持。
對于私車公用這個話題，也不要一見一竿子打死。
必須簽訂租車協(xié)議，不然就不能扣除，必須扣個稅，必須去開發(fā)票之類的話，我們做財務的要多思考，找到一個行之有效滿足公司實際經營需求且又不產生稅法風險的做法，切記提前加強和稅務的溝通，獲得事前的共識！
企業(yè)要強化日常管理、規(guī)范財務和納稅核算，同時，要與主管稅務機關及時溝通，取得認可。這樣才是一個財務應該干的事情，這樣才能避免成為別人眼中的死腦筋。
注意：
以上的思考都是小編個人意見，實際中因為各地稅務機關管理松緊不一，對政策把握也不一，所以可能存在差異，文章的幾種做法僅做參考，目的是給大家提供一個思路。
